Workflows é um módulo para SuiteCRM que permite aos usuários criar processos de workflow personalizados. Historicamente, esse módulo era chamado de Advanced Open Workflow (AOW) . Ele permite que os usuários acionem várias ações do sistema com base nas condições de qualquer módulo do SuiteCRM.
Criando um processo de fluxo de trabalho #
Você pode criar processos de fluxo de trabalho navegando até o módulo ‘Workflow’ no SuiteCRM. Clique no botão ‘Criar fluxo de trabalho’ na barra de ação para começar a criar o processo. O primeiro painel permite que os usuários configurem o processo de fluxo de trabalho.
Isso permite que você especifique o seguinte:
- Nome – Qualquer nome que você queira dar ao fluxo de trabalho.
- Atribuído a – O usuário atribuído do processo de fluxo de trabalho.
- Módulo de fluxo de trabalho – Uma lista suspensa de todos os módulos encontrados na instância do SuiteCRM. Este é o módulo no qual o Workflow é executado. Por exemplo, quando uma conta é criada/editada.
- Status – Ativo ou Inativo. Somente processos ativos serão executados, portanto, você pode usar este campo para desativar um Workflow sem precisar excluí-lo.
- Executar – Isso controla a maneira como o fluxo de trabalho é acionado.
Ao salvar O Workflow será executado imediatamente para um determinado registro quando ocorrer uma ação de salvamento no módulo especificado.
No Agendador O Workflow será iniciado a partir do Scheduler Job Process Workflow Tasks , na próxima vez que o job for executado, e será aplicado a todos os registros do módulo, restritos pela propriedade Executar em e pelas condições do Workflow.
Sempre O Workflow será executado em ambas as situações descritas acima. - Executar em – Especifica a seleção de registros para os quais o fluxo de trabalho será executado.
Novos registrosO Workflow será executado apenas para novos registros sendo criados.
Registros Modificados O Workflow será executado apenas para registros que já foram criados e estão sendo alterados.
Todos os registros- Para fluxos de trabalho ao salvar , isso significa que o fluxo de trabalho será executado para registros novos e modificados.
- Para fluxos de trabalho do On Scheduler , isso significa que o fluxo de trabalho passará por todos os registros do módulo, mesmo os antigos que não foram alterados.Ao definir On Scheduler , All Records Workflows, considere que eles podem causar operações muito longas se seu módulo tiver muitos registros. Essas operações serão executadas em segundo plano, mas ainda consumirão recursos do servidor, portanto, é uma boa ideia executá-las após o horário comercial.
- Execuções repetidas – Os fluxos de trabalho acompanham cada registro individual ao qual foram aplicados no passado. Isso permite controlar se você deseja que as ações do Workflow sejam executadas apenas uma vez para cada registro ou repetidamente, à medida que o Worfklow é acionado novamente.
Desmarcado O fluxo de trabalho será impedido de ser executado em qualquer registro que já tenha sido tratado pelo fluxo de trabalho atual no passado.
Verificado O fluxo de trabalho será executado em todos os registros, independentemente de esse registro já ter sido tratado pelo fluxo de trabalho atual no passado.É aconselhável considerar se existem restrições suficientes para que isso não crie corridas excessivas.
Por exemplo, se uma das Ações especificadas negar (ou levar à negação) de uma das Condições especificadas; ou se o Workflow estiver definido para registros individuais de destino ( On Save , New Records , Modified Records ). - Descrição – útil para incluir uma descrição do processo, seus objetivos pretendidos e outras notas para esclarecer o que é o fluxo de trabalho atual.
Condições #
Adicionando Condições #
Depois de configurado, você pode adicionar condições a um processo de fluxo de trabalho usando o painel de condições. Isso permite especificar critérios restritivos para que apenas os registros que correspondam a todas essas condições sejam afetados pelas Ações do Workflow.
Para adicionar uma Linha de Condição você deve clicar Adicionar condição
Você deve selecionar seu Módulo de Fluxo de Trabalho no primeiro painel antes de adicionar uma Linha de Condição.
Você pode ter uma quantidade ilimitada de Linhas de Condição. Para adicionar outra linha clique Adicionar condição novamente e ele aparecerá. Na linha você terá quatro campos; Campo, Operador, Tipo e Valor.
Campo e Operador #
Campo é uma lista suspensa que é preenchida automaticamente com todos os campos encontrados no Módulo de fluxo de trabalho.
O Campo selecionado determinará as opções disponíveis para Operador e Tipo. Se o tipo de campo não for um número ou data, os operadores disponíveis serão ‘Igual a’ ou ‘Diferente de’. Para campos de número e data, você também pode escolher entre operadores lógicos adicionais; ‘Menor que’, ‘Maior que’, ‘Menor que ou igual a’ ou ‘Maior que ou igual a’.
Tipos de condição #
Você pode especificar processos de fluxo de trabalho a serem acionados em diferentes tipos de condição. Estes são os seguintes:
- Valor – Isso é usado para comparar diretamente o Campo com um valor. O tipo de valor oferecido é dinâmico ao tipo de campo do Campo selecionado. Por exemplo, se o tipo de campo for uma lista suspensa, o tipo de campo de valor será a mesma lista suspensa.
- Campo – é usado para acionar um processo de fluxo de trabalho quando um campo é comparado a outro campo no registro.
- Múltiplo – Isso pode ser selecionado se o Campo for um menu suspenso/seleção múltipla. Isso permite que os usuários especifiquem vários valores para acionar o fluxo de trabalho.
- Data – Isso permite que você especifique o registro a ser selecionado para o fluxo de trabalho após/antes de um período de outro campo de data ou ‘Agora’. Por exemplo, quando a data de início de uma chamada é ‘Agora + 10 minutos’. Isso só pode ser usado quando o Campo é um campo de data. A quantidade de tempo antes ou depois da data pode ser especificada em Minutos, Horas, Dias, Semanas ou Meses.
Removendo Condições #
Você pode remover Linhas de Condição clicando–no lado esquerdo da condição.
Ações #
Adicionando ações #
As ações são definidas no terceiro painel. Eles especificam quais eventos devem ocorrer quando as condições forem atendidas. Você pode adicionar uma ação clicando no Adicionar ação botão.
Isso fará com que a Linha de Ação apareça.
Na linha de ação, você pode selecionar a ação e dar um nome a ela. As ações disponíveis são; ‘Criar registro’, ‘Modificar registro’ e ‘Enviar e-mail’. Você pode especificar uma quantidade ilimitada de ações para cada processo de fluxo de trabalho.
Criar registro #
Se você selecionar ‘Criar registro’ , será solicitado que selecione um tipo de registro. Este é o tipo de módulo do registro que você deseja criar.
Uma vez selecionado, você pode adicionar campos ou relacionamentos a este registro usando o Adicionar campo e Adicionar relacionamento botões.
Ao adicionar campos, o primeiro menu suspenso na linha será preenchido com todos os campos desse módulo. A segunda lista suspensa permite especificar como o valor desse campo será derivado. Na maioria dos casos, as opções são as seguintes:
- Valor – Isso permitirá que você insira o valor diretamente usando o mesmo tipo de campo que o campo selecionado.
- Campo – Isso fará com que o campo tenha o mesmo valor de um campo encontrado no Módulo de Fluxo de Trabalho.
- Data – Selecionável apenas se o campo for um campo de data. Isso permitirá que você especifique o valor como uma quantidade de tempo após/antes de outro campo de data ou ‘Agora’.
A seleção do campo ‘Atribuído a’ também oferece mais opções. Assim como por valor e campo, você pode atribuir um usuário por:
- Round Robin – Isso selecionará cada usuário por sua vez.
- Menos ocupado – Isso selecionará você com a menor quantidade de registros atribuídos a você para esse módulo.
- Aleatório – Isso selecionará um usuário aleatório.
Para cada uma das opções acima, você pode escolher se deseja ser selecionado entre todos os usuários ou usuários de uma função específica. Se você tiver o módulo SecuritySuite instalado, você também pode escolher se deseja ser selecionado entre todos os usuários de um determinado grupo de segurança ou todos os usuários de um determinado grupo de segurança com uma função específica.
Ao adicionar relacionamentos, você deve selecionar o módulo relacionado na lista suspensa e, em seguida, selecionar o registro ao qual o novo registro deve estar relacionado.
Você deve selecionar o módulo relacionado usando o botão de seta – O preenchimento automático no campo de texto não está desenvolvido no momento.
Modificar registro #
Isso fornece a mesma funcionalidade que ‘Criar registro’, mas em vez de criar um novo registro, você está modificando o registro que atendeu às condições do processo de fluxo de trabalho. Com esta ação, você pode modificar qualquer campo encontrado no registro ou pode adicionar um relacionamento a outro registro. Isso é concluído da mesma forma que ‘Criar registro’, exceto que você não precisa especificar o tipo de registro.
Enviar email #
A ação ‘Enviar e-mail’ permite que os usuários criem processos de fluxo de trabalho que enviarão um e-mail baseado em um modelo para indivíduos.
O e-mail será enviado da conta de e-mail do sistema. Não é possível enviar de e-mails especificados no perfil do usuário, porque os fluxos de trabalho às vezes são executados a partir de um trabalho do Agendador, sem que nenhum usuário esteja conectado.
Usando esta ação, existem quatro tipos diferentes de destinatários.
- E- mail – Isso enviará um e-mail para um endereço de e-mail específico. Você deve especificar o endereço de e-mail e o modelo de e-mail.
- E- mail de registro – isso enviará um e-mail para o endereço de e-mail principal especificado no registro que acionou o processo de fluxo de trabalho. Isso só pode ser usado se o registro tiver um campo de e-mail, como Contas e Contatos. Para esta opção, você só precisa especificar o modelo.
- Usuário – Isso enviará o e-mail para um endereço de e-mail de Usuários especificado. Você deve especificar o usuário destinatário e o modelo do email.
- Campo Relacionado – Isso enviará um e-mail para o endereço de e-mail principal especificado em um registro de módulos relacionados. Nesse caso, você deve especificar o módulo relacionado (de uma lista suspensa) e o modelo de email.
Campos calculados #
Se você selecionar ‘Calcular Campos’ no menu suspenso Ação, a interface do usuário Calcular Campos será carregada após um segundo e se parecerá com a imagem abaixo.
Há uma página separada com documentação detalhada das muitas possibilidades de Campos calculados em fluxos de trabalho.
Auditoria de Processo #
O OpenWorkflow avançado permite que os usuários auditem seus processos. Na Visualização de detalhes de cada registro de fluxo de trabalho há um subpainel chamado ‘Fluxos Processados’ .
Isso lista todos os processos de fluxo de trabalho que foram acionados, incluindo detalhes sobre o registro que acionou o fluxo, seu status e a data em que foi criado.
Você pode visualizar essas informações em um nível superior clicando no botão ‘Visualizar auditoria do processo’ na barra de ação do módulo. Isso mostrará todos os processos que foram executados para todos os registros do Workflow.
Exemplos #
Lista de clientes a segmentar #
Este tutorial mostrará como criar um processo de fluxo de trabalho para adicionar contas que são clientes a uma Target-List quando o registro for criado ou modificado. Configurar
- Comece navegando até o módulo Workflow e clicando em ‘Create Workflow’ na barra de ação.
- Dê ao seu fluxo de trabalho um nome como ‘Preencher lista de destino’.
- Selecione Contas como o Módulo de Fluxo de Trabalho.
- Certifique -se de que Execuções Repetidas NÃO esteja selecionado e o Status seja Ativo (isso deve ser feito por padrão). Opcionalmente, você pode alterar o Atribuído a e adicionar uma Descrição .
Condições #
- Crie uma nova linha de condição clicando Adicionar condição.
- Selecione ‘Tipo’ na lista suspensa Campo.
- Mantenha o Operador como ‘Igual a’ e o Tipo como ‘Valor’.
- Na lista suspensa Valor, selecione ‘Cliente’.
Depois que essas etapas forem concluídas, o painel Condições deve ficar assim:
Ações #
Crie uma nova ação clicandoAdicionar ação.
- Selecione ‘Modificar registro na lista suspensa Selecionar ação.
- Usando o campo Nome, dê à ação um nome como ‘Adicionar à lista de destino’
- Adicione uma Linha de Relacionamento clicando no Adicionar relacionamento botão.
- Uma lista suspensa aparecerá acima do botão ‘Adicionar relacionamento’. Selecione o relacionamento nesta caixa suspensa. Neste caso, estamos procurando por ‘Listas de Destino: Lista de Prospectos’
- Isso preencherá o resto da linha. Clique no botão de seta ao lado do campo relacionado para selecionar sua lista de destino.
Depois que essas etapas forem concluídas, seu painel Ações deverá ficar assim:
Lembrete de casos #
Este tutorial mostrará como criar um processo de fluxo de trabalho para notificar o usuário atribuído e, em seguida, um usuário gerente específico quando um caso aberto não for atualizado/modificado em dois dias. Configurar
- Comece navegando até o módulo Workflow e clicando em ‘Create Workflow’ na barra de ação.
- Dê ao seu fluxo de trabalho um nome como ‘Case Escalation’.
- Selecione Casos como o Módulo de Fluxo de Trabalho.
- Certifique-se de que Execuções Repetidas NÃO esteja selecionado e o Status esteja Ativo (Isso deve ser feito por padrão). Opcionalmente, você pode alterar o Atribuído a e adicionar uma Descrição.
Depois que essas etapas forem concluídas, o primeiro painel deve ficar assim:
Condições #
Crie uma nova linha de condição clicando Adicionar condição.
Selecione ‘Data de modificação’ na lista suspensa Campo.
Altere o operador para ‘menor que ou igual a’ e o tipo para ‘data’
Nos campos Valor, selecione ‘Agora’, ‘-‘, ‘2’, ‘Dias’ em ordem.
Depois que essas etapas forem concluídas, o painel Condições deve ficar assim:
Repita o passo 1.
Desta vez, selecione ‘Status’ no menu suspenso Campo.
Mantenha o operador como ‘Igual a’ e altere o Tipo para ‘Múltiplo’.
No campo de seleção múltipla de valor, selecione quaisquer valores que signifiquem um caso aberto
Depois que essas etapas forem concluídas, o painel Condições deve ficar assim:
Ações #
- Crie uma nova ação clicando Adicionar ação botão.
- Selecione ‘Enviar e-mail’ na lista para baixo Selecionar ação.
- Dê um nome à ação, como ‘Lembrete do usuário atribuído’
- Na Linha de Email, selecione ‘Campo Relacionado’ no primeiro menu suspenso, ‘Usuários: Atribuídos a’ no segundo menu suspenso e um modelo de email no terceiro menu suspenso.
Depois que essas etapas forem concluídas, o painel Ações deverá ficar assim:
Repita as etapas 1, 2 e 3, mas altere o nome dessa ação para ‘E-mail de escalonamento do gerente’. 2. Na Linha de Email selecione ‘Usuário’ e então selecione quem deve receber o email. Selecione um modelo de e-mail no terceiro menu suspenso. 3. Quando terminar, clique Salvar para criar seu fluxo de trabalho. Depois que essas etapas forem concluídas, o painel Ações deverá ficar assim:
Acompanhamento de leads da Web #
Este tutorial mostrará como criar um processo de fluxo de trabalho para atribuir Web Leads a um usuário específico de uma função específica no SuiteCRM. Este usuário será escolhido por round robin. O processo de fluxo de trabalho também definirá uma chamada de acompanhamento para um dia após a criação do lead.
Você pode alterar a função Vendas para qualquer função encontrada em seu próprio sistema.
Configurar #
- Comece navegando até o módulo Workflow e clicando em ‘Create Workflow’ na barra de ação.
- Dê um nome ao seu fluxo de trabalho, como ‘Atribuição e acompanhamento de leads da Web’.
- Selecione Leads como o Módulo de Fluxo de Trabalho.
- Certifique-se de que Execuções Repetidas NÃO esteja selecionado e o Status esteja Ativo (Isso deve ser feito por padrão). Opcionalmente, você pode alterar o Atribuído a e adicionar uma Descrição.
Depois que essas etapas forem concluídas, o primeiro painel deve ficar assim:
Condições #
- Crie uma nova linha de condição clicando Adicionar condição.
- Selecione ‘Lead Source’ no menu suspenso Campo.
- Mantenha o operador como ‘igual a’ e o tipo como ‘valor’
- Na lista suspensa Valor, selecione nossa condição, ‘Web Site’
Depois que essas etapas forem concluídas, o painel Condições deve ficar assim:
Ações #
- Crie uma nova ação clicando Adicionar ação.
- Selecione ‘Modificar registro’ na lista para baixo Selecionar ação.
- Usando o campo Nome, dê à ação um nome como ‘Atribuir às vendas’
- Adicione uma linha de campo clicando Adicionar campo.
- Selecione ‘Atribuído a’ na nova caixa suspensa que apareceu acima do Adicionar campobotão.
- Altere a caixa suspensa do meio de ‘Valor’ para ‘Round Robin’
- Altere a terceira caixa suspensa de ‘TODOS os usuários’ para ‘TODOS os usuários na função’
- Selecione da quarta caixa suspensa na linha ‘Vendas’.
Depois que essas etapas forem concluídas, o painel Ações deverá ficar assim:
- Agora crie uma nova ação repetindo a etapa 1.
- Desta vez, selecione ‘Criar registro’ na lista para baixo Selecionar ação.
- Usando o campo Nome, dê à ação um nome como ‘Criar chamada de acompanhamento’.
- Na lista suspensa Tipo de registro, selecione ‘Chamadas’.
- Clique no Adicionar campo botão para adicionar um novo campo:
- Selecione ‘Assunto’ na primeira caixa suspensa. Deixe a segunda caixa suspensa como ‘Valor’ e digite o assunto desejado no campo de texto no final.
- Adicione outro campo, desta vez selecionando a ‘Data de início’ na primeira caixa suspensa.
- Altere a segunda caixa suspensa de ‘Valor’ para ‘Data’.
- Na terceira caixa suspensa, selecione ‘Agora’. Na quarta caixa suspensa na linha, selecione ‘+’.
- Na caixa de texto, digite ‘1’ e no menu suspenso ao lado selecione ‘Dias’.
- Adicione outro campo, desta vez selecione ‘Assigned-To’, ‘Field’, ‘Assigned-To’ – Isso relacionará o usuário atribuído do lead à chamada.
- Você pode adicionar quaisquer outros campos que deseja incluir na chamada nesta fase. Para finalizar cliqueSalvar.
Depois que essas etapas forem concluídas, o painel Ações deverá ficar assim:
