Vendas

A primeira ‘Suite’ de módulos avançados é AOS (Advanced Open Sales). Os vários módulos que fazem parte do conjunto de módulos AOS permitem que você gerencie os processos de Vendas Pós-Oportunidade, como Cotação, Faturamento e Contratação recorrente. Esta funcionalidade é disponibilizada para você através dos seguintes módulos:

• Categorias de Produtos
• Produtos
• Modelos PDF
• Cotações
• Faturas
• Contratos

AOS Settings  #

Os usuários Administradores do sistema podem alterar as configurações do AOS usando a página Configurações do AOS no painel OpenSales Avançado no Painel Administrativo.

Você pode personalizar as seguintes configurações nas Configurações do AOS:

• Período de Lembrete de Renovação – Isso define quantos dias antes da Data de Término do Contrato que uma chamada de lembrete deve ser criada.
• Número da fatura inicial – permite que os usuários definam o número da fatura inicial. Por exemplo 20001.
• Número da cotação inicial – permite que os usuários definam o número da cotação inicial. Por exemplo 456.
• Ativar grupos de itens de linha – Se selecionado, os usuários poderão agrupar itens de linha em grupos. Se isso não for selecionado, você não poderá usar a funcionalidade do Grupo AOS.Esta configuração deve ser selecionada antes de usar o AOS – É difícil migrar de/para grupos após a criação de Cotações/Faturas.
• Adicionar imposto ao total da linha – Se estiver selecionado, o imposto será adicionado ao total da linha nos itens de linha. Se este não for o selecionado, o total da linha não incluirá o imposto.

Uma vez configurado, clique emSalvarpara aplicar suas configurações de AOS.

Módulo de produtos #

Você pode criar registros de Produto usando o módulo Produtos. A criação de produtos permite que os usuários selecionem linhas de produtos ao preparar Cotações usando AOS. O módulo de produtos permite que os usuários especifiquem o nome do produto, o número da peça, a categoria e o tipo. Campos adicionais para Produtos podem ser adicionados usando o Studio.

O módulo também permite que os usuários definam um Custo e Preço para o produto. Preço é o preço de venda que será utilizado no processo de cotação. Um contato relacionado pode ser associado ao produto. Este é o ponto de contato com o fornecedor referente a este produto. Se você tiver uma imagem do produto, ela poderá ser carregada no registro de produtos. Um URL para a página de produtos em seu site também pode ser especificado.

Módulo de categorias de produtos #

O módulo Categorias de Produtos permite que os Usuários estruturem Produtos em uma estrutura hierárquica de categorias. Para criar um registro de categoria de produto, navegue até o módulo Categorias de produto e clique no botão ‘Criar categorias de produto’ na barra de ação.

O campo Categoria Pai é um campo de relacionamento com outro registro de Categorias de Produto. Se você marcar o campo ‘É categoria pai’ , isso significa que a categoria é o nível mais alto. Uma vez selecionado, você não poderá selecionar uma categoria pai usando o campo de relacionamento.

Modelos PDF #

Criando modelos #

O AOS permite que os usuários gerem documentos PDF e mesclem dados dos módulos SuiteCRM. No entanto, você deve primeiro criar um modelo PDF.

Este módulo fornece uma interface WYSIWYG para criar modelos dinâmicos de PDF. Você deve selecionar um Tipo. Este é o módulo para o qual você está construindo o modelo PDF. Por padrão, os módulos que você pode selecionar são: Cotações Faturas Contas Contatos Leads

Um usuário com acesso de administração pode estender esta lista editando o ‘pdf_template_type_dom’ usando a funcionalidade do editor suspenso. Observe que a lista suspensa ‘Nome do item’ deve ser o nome do diretório do módulo.

Para inserir campos no corpo do modelo, os usuários primeiro selecionarão um módulo. Este será o mesmo módulo que o Tipo ou um módulo relacionado ao módulo Tipo. Isso é selecionado usando o primeiro menu suspenso na linha Inserir campos.

Isso preencherá a segunda lista suspensa com todos os campos encontrados nesse módulo. Depois de selecionar o campo que deseja inserir, o campo de texto será preenchido com o nome da variável do campo. Clique Inserir para colocar este campo no corpo do modelo. Se a caixa de seleção Ativo estiver marcada, os usuários poderão gerar PDFs a partir deste modelo. Se não estiver selecionado, você não o fará.

Carregando amostras #

O AOS vem com sete modelos de PDF pré-definidos para ajudá-lo a criar o seu próprio. Eles podem ser carregados selecionando o modelo apropriado na lista suspensa Carregar amostra.

Itens de linha #

Ao usar uma amostra para criar um modelo para Cotações ou Faturas, os Itens de Linha são formatados em uma tabela. Você pode alterar os campos encontrados nesta tabela, bem como adicionar ou remover colunas. Observe que, se você estiver criando o modelo do zero, deverá formatar a seção Itens de linha como uma tabela.

Margens #

Na parte inferior da Visualização de edição do modelo PDF, você pode especificar a largura da margem para a saída do PDF.

Cabeçalho e rodapé #

Na Visualização de Edição de Modelos PDF, você também pode definir um Cabeçalho e um Rodapé para seus modelos. Eles podem ser preenchidos usando as áreas de texto Cabeçalho e Rodapé localizadas abaixo da área de texto Corpo.

Gerar Carta #

Você pode gerar documentos PDF para Contas, Contatos e Leads usando a funcionalidade Gerar Carta .

Clicando noGerar Cartabotão encontrado nestes módulos, a Visualização de Detalhes exibirá um pop-up solicitando a seleção de um modelo.

O pop-up do seletor de modelos mostrará todos os modelos ativos que possuem o mesmo tipo que o módulo do registro. Clicar no nome do modelo gerará um documento PDF com a data preenchida do registro e seus registros relacionados. A funcionalidade Gerar Carta também pode ser acionada na Visualização de Lista. Isso permite que você selecione vários registros e clique no botão ‘Gerar carta’ no menu de ações da Visualização de lista.

O processo de geração de PDFs para Cotações, Faturas e Contratos é descrito em suas respectivas seções.

Módulo de Cotações #

Criando uma cotação #

Você pode criar uma Cotação acessando o módulo Cotações e clicando em ‘Criar Cotação’ na barra de ações. O primeiro painel permite especificar detalhes sobre a cotação, como Título, Oportunidade relacionada, Etapa e Condições de Pagamento. O campo Número da cotação é calculado automaticamente.

O segundo painel permite especificar a quem se destina a Cotação, relacionando uma Conta e um Contato à Cotação. Quando você seleciona a conta, o endereço de cobrança e o endereço de entrega são extraídos dinamicamente da conta e preenchidos nos campos do registro de cotação.

Itens de linha com grupos #

O terceiro painel permite que os usuários especifiquem os Grupos de Cotação, Itens de Linha e Moeda. Um grupo é uma coleção de itens de linha com seu próprio total de grupo. Um Item de Linha pode ser uma Linha de Produto ou uma Linha de Serviço. Para adicionar um grupo de cotações, clique em Adicionar grupo.

Adicionar grupo será exibido se “Ativar grupos de itens de linha” for selecionado em Admin.

Isso exibirá o Grupo, permitindo que você insira um Nome de Grupo e adicione uma Linha de Produto ou Linha de Serviço. Ele também exibirá os totais do grupo.

Para adicionar uma linha de produtos, clique emAdicionar linha de produtos. Isso permitirá que os usuários façam cotações de Produtos do módulo Produtos.

Para selecionar um Produto, você pode começar a digitar no campo Produto ou Número da peça, que fornecerá uma lista de resultados semelhante a qualquer campo relacionado. Como alternativa, clique no botão de seta ao lado do campo Número da peça. Isso exibirá uma janela pop-up permitindo que você selecione a partir de uma lista de Produtos.

Depois de selecionar um produto, a lista, o preço de venda e o total serão preenchidos automaticamente. Você pode alterar a qualidade, adicionar descontos (porcentagem ou valor) e aumentar o percentual de imposto. Isso alterará os campos Preço de venda, Preço total e Total do grupo. Para adicionar uma Linha de Serviço, clique emAdicionar linha de serviço. Isso permitirá que os usuários façam cotações de Serviços.

Para linhas de serviço, você deve especificar o preço de lista. Isso preencherá o preço de venda. Impostos e Descontos podem ser adicionados de forma semelhante à Linha de Produtos. AOS manterá um total geral para cada grupo.

AOS também manterá um total geral para todos os grupos combinados.

O campo Frete permite que você adicione um custo de frete. O campo Taxa de Envio permite adicionar impostos a este valor. Uma vez que a cotação foi compilada, clique emSalvarpara salvar a cotação.

Itens de linha sem grupos #

Criar Cotações sem Grupos é muito semelhante a criar Cotações com Grupos. A única diferença é que você não precisa clicar em ‘Adicionar Grupo’. Você simplesmente ‘Adicionar Linha de Produto’ e ‘Adicionar Linha de Serviço’ à cotação. Sem Grupos, você não pode ver os campos do Total do Grupo. Você verá apenas os campos do Total Geral.

Enviando Cotações #

Para gerar uma cotação, você pode selecionar um dos três botões a seguir na Visualização de detalhes da cotação.

O AOS oferece aos usuários três métodos de envio de Cotações:

• Imprimir como PDF – Permite selecionar um modelo e baixar ou salvar um PDF da Cotação.
• Enviar PDF por e -mail – permite que você selecione um modelo e o direciona para a tela ‘Escrever’ do cliente de e-mail SuiteCRM. O PDF da Cotação será anexado ao e-mail e o e-mail será endereçado ao Contato relacionado da Cotação. Isso permite que você preencha o corpo do e-mail.
• Cotação por e-mail – Isso direciona você para a tela ‘Escrever’ do cliente de e-mail SuiteCRM. O e-mail será endereçado ao Contato relacionado da Cotação. Não haverá anexo e a Cotação será exibida no corpo do e-mail.

Converter em fatura #

Com o AOS você pode converter Cotações em Faturas. Isso pode ser feito clicando no botão ‘Converter em fatura’ na Visualização de detalhes da cotação.

Essa funcionalidade redirecionará os usuários para a Visualização de edição de um registro de fatura. Os campos serão preenchidos com base em suas contrapartes de cotação e os itens de linha serão copiados. Quando estiver pronto para criar a fatura, clique no botãoSalvarbotão. Converter uma cotação em uma fatura definirá o status da fatura da cotação como ‘Faturado’.

Criar contrato #

Além de converter em uma fatura, o AOS permite que os usuários criem um contrato com base em uma cotação. Isso pode ser feito clicando no botão ‘Criar contrato’ na Visualização de detalhes da cotação.

Isso irá redirecioná-lo para a Visualização de Edição de um registro de Contrato, acessando quaisquer campos apropriados da Cotação. Isso inclui quaisquer Itens de Linha na Cotação.

Módulo de faturas #

Criando uma fatura #

A criação de um registro de fatura é muito semelhante à criação de um registro de cotação. Você pode criar uma fatura acessando o módulo Faturas e clicando em ‘Criar fatura’ na barra de ações. O primeiro painel permite especificar detalhes sobre a fatura, como status e data de vencimento.

O segundo painel permite especificar a quem se destina a fatura relacionando uma conta e um contato à fatura. Quando você seleciona a conta, o endereço de cobrança e o endereço de entrega são extraídos dinamicamente da conta e preenchidos nos campos do registro da fatura.

Grupos e itens de linha #

O AOS permite que os usuários adicionem grupos e itens de linha às faturas. Isso é concluído exatamente da mesma maneira que as Cotações. Consulte a seção Cotações para obter detalhes sobre como criar grupos e itens de linha.

Envio de faturas #

Para emitir uma fatura, você pode selecionar um dos três botões a seguir na Visualização de detalhes da fatura.

AOS oferece aos usuários três métodos de envio de faturas:

• Imprimir como PDF – Permite que os usuários selecionem um modelo e baixem ou salvem um PDF da fatura.
• Enviar PDF por e -mail – Permite que os usuários selecionem um modelo e o direcionam para a tela ‘Escrever’ do cliente de e-mail SuiteCRM. O PDF da fatura será anexado ao e-mail e o e-mail será endereçado ao contato relacionado da fatura. Isso permite que o usuário preencha o corpo do e-mail.
• Fatura por e-mail – Isso direciona você para a tela ‘Escrever’ do cliente de e-mail SuiteCRM. O e-mail será endereçado ao respectivo Contato da Fatura. Não haverá anexo e a Nota Fiscal será exibida no corpo do e-mail.

Módulo de Contratos #

Criando um contrato #

O AOS permite que os usuários criem contratos usando o módulo Contratos.

Quando o Contrato for criado, a Data do Lembrete de Renovação será preenchida automaticamente com base na quantidade de dias especificada nas Configurações de AOS em Admin. Uma Chamada será agendada e atribuída ao Gerente de Contrato para esta data.

Grupos e itens de linha #

O AOS permite que os usuários adicionem Grupos e Itens de Linha para Contratos. Isso é concluído exatamente da mesma maneira que as Cotações. Consulte a seção Cotações para obter detalhes sobre como criar grupos e itens de linha.