Cobrimos as várias visões que lhe são apresentadas, então agora passaremos para o gerenciamento de registros. Nesta seção, abordaremos todas as áreas de gerenciamento de registros para que você possa armazenar e gerenciar com eficiência os dados dos clientes.
Criando registros
Você pode criar registros dentro de módulos de várias áreas diferentes de sua Interface. Abaixo estão detalhadas as capturas de tela dos pontos de criação de registros.
Depois de clicar no botão criar, você será levado para a tela de criação. Este é essencialmente oEditar visualizaçãoque abordamos anteriormente. Isso permite que você preencha os dados apropriados para esse registro. Os campos com a estrela vermelha *são campos obrigatórios. A validação é realizada para que um registro não possa ser salvo no CRM, a menos que os dados sejam válidos para os campos obrigatórios.
Depois de preencher todos os dados para o registro, você pode salvar o registro que criará o registro dentro do módulo no CRM. Uma vez salvo, você será redirecionado para a Visualização de Detalhes do registro que você criou.
Editando registros
Você pode editar registros dentro de módulos de várias áreas diferentes de sua Interface. Abaixo estão detalhadas as capturas de tela dos pontos de edição de registros.
Depois de clicar no botão de edição (ou lápis), você será levado para a Visualização de Edição. Isso permite editar/preencher os dados apropriados para esse registro. Os campos com a estrela vermelha (*) são campos obrigatórios. A validação é realizada para que um registro não possa ser salvo no CRM, a menos que os dados sejam válidos para os campos obrigatórios.
Depois de editar/preencher os dados do registro, você pode salvar o registro que atualizará o registro existente com os novos dados preenchidos durante a edição. Uma vez salvo, você será redirecionado para a Visualização de Detalhes do registro que você editou.
Excluindo registros
Você pode excluir registros dentro dos módulos tanto da Exibição de lista quanto da Exibição de detalhes. Abaixo estão detalhadas as capturas de tela dos pontos de edição de registros:
Método de exclusão da visualização de detalhes
A exclusão de registros da Visualização de detalhes é um processo simples. Você simplesmente tem que clicar no botão 'Excluir' .
Ao clicar no botão excluir em um registro, você receberá um pop-up que solicitará que você confirme que deseja excluir o registro.
Você pode clicar em Cancelar ou OK . Clicar em Cancelar o reverterá para a Visualização de detalhes do registro e não o excluirá. Clicar em OK fará a exclusão do registro. Se você optar por excluir o registro, o registro será excluído e você será redirecionado para o módulo List View.
Método de exclusão do modo de exibição de lista
Para excluir registros da Visualização de lista, você pode selecionar registros usando a opção da caixa de seleção no lado esquerdo da visualização. É possível selecionar registros únicos ou usar as opções 'Selecionar esta página' ou 'Selecionar tudo', para selecionar todos os registros da página ou todos os registros dentro do módulo.
Uma vez que os registros são selecionados para exclusão, você pode clicar no botão 'Excluir' . Ao clicar no botão excluir em um registro, você receberá um pop-up que exibirá o número de registros que estão sendo excluídos e solicitará que você confirme se deseja excluir o registro.
Você pode clicar em Cancelar ou OK . Clicar em Cancelar o reverterá para a Visualização de detalhes do registro e não o excluirá. Clicar em OK fará a exclusão do registro. Se você optar por excluir o registro, o registro será excluído e você será redirecionado para o módulo List View.
Registros de atualização em massa
Você pode atualizar registros em massa da Visualização de lista de qualquer módulo, desde que esta opção esteja disponível para você. Para atualizar os registros em massa, você deve verificar os registros na Visualização de lista e, em seguida, selecionar a opção 'Atualização em massa' no menu suspenso (ao lado do link de exclusão).
Clicar na opção de atualização em massa exibirá uma tela na parte inferior da Visualização de lista. Isso listará todos os campos que podem ser atualizados em massa por você.
Depois de preencher os campos que deseja atualizar em massa, você pode clicarAtualizarouCancelar. Cancelar a atualização em massa irá cancelar quaisquer alterações e redirecioná-lo para a Visualização de Lista do módulo. Clicar em atualizar atualizará todos os registros selecionados com as alterações especificadas.
Mesclando Registros
Você pode mesclar registros da Visualização de lista de qualquer módulo, desde que esta opção esteja disponível para você, ou através da Visualização de detalhes se você seguir o processo 'Localizar duplicatas'.
Para mesclar registros, você deve verificar os registros na Visualização de lista e selecionar a opção 'Mesclar' no menu suspenso (ao lado do link de exclusão).
Depois de clicar na opção 'Mesclar' , você verá uma tela de mesclagem. Isso mostrará o registro primário e as duplicatas que você deseja mesclar com esse registro primário.
Você pode selecionar qual registro é primário usando o botão 'Definir como primário' à direita da visualização de mesclagem. Você pode mover dados dos registros duplicados para o registro primário usando o<<botões. Neste exemplo, movemos o Nome e Sobrenome do registro duplicado para o registro principal.
Depois de fazer as alterações necessárias na tela de mesclagem, você pode clicar emSalvar mesclagemouCancelar. Clicar em cancelar descartará as alterações de mesclagem e reverterá você para a Visualização de lista desse módulo. Clicar em 'Salvar mesclagem' continuará o processo de mesclagem e solicitará que você informe que o registro duplicado será excluído.
Você pode clicar em 'OK' ou 'Cancelar' . Clicar em Cancelar descartará as alterações de mesclagem e reverterá você para a Visualização de lista desse módulo. Clicar em 'OK' salvará a mesclagem e o redirecionará para a Visualização de detalhes do registro mesclado.
Como pode ser visto no exemplo, a mesclagem foi concluída com sucesso. O nome e sobrenome foram atualizados e todos os outros dados foram mantidos.
Importando registros
É possível importar dados facilmente usando o User Import Wizard do SuiteCRM. Há muitas dicas e sugestões à medida que você avança no Assistente de Importação sobre os requisitos de importação de dados e para outras etapas no Assistente.
Recursos do Assistente de importação de usuários
Existem muitos recursos do Assistente de importação que facilitam o mapeamento de dados para campos do CRM e também para futuras importações. Estes são:
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Arquivo .csv de amostra para facilitar a importação de dados — Use o arquivo .csv de amostra disponível como modelo para importação de arquivos
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Reter configurações de importações anteriores — Salvar/preservar propriedades de arquivos de importação, mapeamentos e índices de verificação duplicados de importações anteriores para facilitar o processo de importação de dados atual
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Capacidade de aceitar o nome do banco de dados e exibir rótulos de itens de campo suspensos e de seleção múltipla — Rótulos de campo e nomes de banco de dados são aceitos e mapeados durante a importação, mas apenas os rótulos de campo são exibidos para facilitar o uso
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Capacidade de aceitar nomes de usuário e nomes completos em campos de usuário durante a importação e exportação de dados — Nomes completos de usuários exibidos para Atribuído a e outros campos relacionados ao usuário no arquivo .csv exportado para facilitar a identificação dos registros do usuário
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Capacidade de detectar automaticamente as propriedades do arquivo no arquivo de importação — Carregue arquivos de importação sem especificar as propriedades do arquivo, como tabulação, vírgula, aspas duplas e simples, formatos de data e hora, tornando o processo mais simples e rápido
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Capacidade de importar contatos de fontes externas, como o Google — Capacidade de importar os Contatos do Google para módulos do tipo pessoa, como Contatos, Leads e Destinos, relacionar registros do SuiteCRM aos Contatos do Google e comunicar-se com os Contatos do Google de dentro do SuiteCRM
Etapas para importar dados
Sempre importe os dados da conta primeiro e depois importe os contatos e outros dados relacionados às contas (como reuniões, chamadas, notas) para criar automaticamente um relacionamento entre a conta importada e os contatos e os registros de atividade relacionados à conta.
Siga as etapas listadas abaixo para importar dados para um módulo, como Contas:
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Selecione Importar na lista suspensa Ações nas opções do menu do módulo.
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Isso exibe a Etapa 1 do processo de importação com um link para um modelo de arquivo de importação de amostra.
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Carregue seu arquivo de importação para esta página usando o botão Procurar no campo Selecionar arquivo ou,
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Opcionalmente, baixe o modelo disponível, exclua os dados existentes, insira seus dados e faça o upload para esta página usando o botão Procurar.
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Clique em Avançar.
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Isso exibe a Etapa 2 (Confirmar as propriedades do arquivo de importação).
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A detecção automática de dados importados ocorre nesta etapa.
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Clique no botão Exibir Propriedades do Arquivo de Importação para verificar e alterar os dados conforme necessário, caso observe irregularidades na tabela Confirmar Propriedades do Arquivo de Importação.
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Clique em Ocultar propriedades do arquivo de importação para recolher o painel.
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Clique em Avançar.
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Isso exibe a Etapa 3: Confirmar mapeamentos de campo.
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A tabela nesta página exibe todos os campos no módulo que podem ser mapeados para os dados no arquivo de importação. Se o arquivo contiver uma linha de cabeçalho, as colunas no arquivo serão mapeadas para campos correspondentes.
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Verifique o mapeamento correto e modifique se necessário.
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Mapeie para todos os campos obrigatórios (indicados por um asterisco).
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Clique em Avançar.
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Isso exibe a Etapa 4: Verificar possíveis duplicatas.
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Siga as instruções nesta página.
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A etapa 4 também oferece a opção de salvar as propriedades do arquivo de importação atual, mapeamentos e índices de verificação duplicados para importações futuras.
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(Opcionalmente) Salve as configurações de importação.
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Clique em Importar agora.
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Clique na guia Erros para verificar se há erros no processo. Siga as instruções para corrigir problemas (se houver) e clique em Importar novamente.
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Isso exibe a Etapa 1 do processo de importação.
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Siga todas as etapas do assistente até a Etapa 5.
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Se a importação foi bem-sucedida, você pode visualizar todos os registros importados na Etapa 5.
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Clique em Desfazer importação se não estiver satisfeito com os registros importados,
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Ou clique em Importar novamente para importar mais dados
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Ou clique em Sair para navegar até a página Exibição de lista do módulo para o qual você importou seus registros.
Exportando registros
Você pode exportar registros do SuiteCRM no formato .csv. Ao exportar registros do CRM, você receberá o arquivo .csv para download quando a exportação for concluída. Você pode salvar e abrir este arquivo em aplicativos como o Libre Office Calc ou o Microsoft Office Excel.
O arquivo .csv é exibido em formato tabular com colunas e linhas. Quando os dados são exportados do CRM, o ID do registro é incluído em todos os outros campos especificados na lista de exportação desse módulo. Você pode então usar o ID do registro como referência para realizar uma importação 'Criar novos registros e atualizar registros existentes', conforme detalhado no Importando registrosseção do guia do usuário.
Ao exportar valores de listas suspensas, o SuiteCRM exporta o ID associado a cada opção e não os rótulos de exibição. Por exemplo, se uma lista suspensa tiver opções rotuladas como Alto, Médio e Baixo com um ID de 1, 2 e 3 – o arquivo .csv mostrará as opções suspensas como 1, 2 ou 3.
Etapas para exportar registros
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Selecione os registros da Visualização de Lista na página inicial do módulo.
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Selecione Exportar no menu suspenso Ações na Visualização de lista.
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Para exportar todos os registros listados na página, clique em Selecionar localizado acima da lista de itens e selecione uma das seguintes opções:
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Esta página. Para exportar todos os registros listados na página, selecione esta opção.
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Todos os Registros. Para exportar todos os registros da lista (se tiver mais de uma página), selecione esta opção.
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Isso exibe uma caixa de diálogo Opening.csv.
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Selecione Abrir para abrir o arquivo de exportação no formato .csv ou selecione Salvar em disco para salvar o arquivo .csv em sua máquina local.
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Clique em OK para executar a operação. Se você optar por abrir o arquivo, o arquivo csv será aberto no Microsoft Excel.
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O arquivo contém todos os campos do módulo do qual você está exportando os dados.
